Comment lancer un événement ?

Organiser un événement peut sembler amusant au début, mais cela nécessite beaucoup d’implication. Que ce soit pour un événement corporatif, culturel ou sportif, votre stratégie de communication événementielle doit être au point. La règle d’or du succès est l’organisation et l’anticipation ! Êtes-vous prêt à vous lancer dans l’aventure ? Voici comment organiser un événement en 9 étapes :

Étape 1 : Fixez vos objectifs pour l’organisation d’un événement

Tout d’abord, vous devrez définir vos objectifs. C’est dans En fonction de ces objectifs, vous prendrez des décisions importantes. Ne pas ne lésinez pas sur cet aspect parce que c’est la base de l’organisation de l’événement. Pourquoi organiser un événement ? Est-ce pour attirer de nouveaux clients ? Pour augmenter sa réputation ? Ou pour marquer votre présence sociale ? Vous devez aborder clairement ces problèmes avant de vous jeter dans l’eau.

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En outre, donnez-vous des objectifs réalistes. Pour cela, aidez-vous à partir du Méthode SMART. Fixer des objectifs précis, mesurables, ambitieux, réalistes et temporels. Avec cette méthode, vous mettez toutes les chances de votre côté et verra vos objectifs se réaliser à coup sûr.

Étape 2 : Définir votre cible

Qui inviterez-vous pour atteindre vos objectifs ? Cette le choix ne doit pas être pris à la légère. Cible découle des objectifs que vous vous serez corrigé précédemment. En général, si les objectifs sont clairs, la La cible est très simple à identifier.

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Alors combien de personnes allez-vous inviter ? C’est une question très pertinente qui devra être posée rapidement. Ce facteur dépend de la capacité du lieu de réception ainsi que de votre budget. Néanmoins, faire une prédiction en préférant la qualité de vos invités plutôt que le quantité. Prenez en compte le « No Show ». C’est-à-dire que le les gens qui s’inscrivent mais qui, en fin de compte, ne participent pas. En moyenne, « No Show » représente 30% du nombre total d’invités.

Étape 3 : Déterminer et gérer le budget

Déterminez votre budget est certainement l’une des mesures les plus importantes à prendre en compte. Passez-le aussi longtemps que nécessaire. Plusieurs outils peuvent vous aider Faites et gérez votre budget. Le plus basique reste la feuille classique sur Excel. C’est gratuit et très pratique si vous êtes habitué à pour utiliser cet outil. Vous pouvez également utiliser Planning Pod, Smartsheet ou Grenadine. Ce sont de très bons outils de gestion, mais ils sont payants. Pour vous pour choisir ce qui vous convient le mieux.

Planifier une réserve pour Graines de dernière minute. En général, 15 % du budget total pour compenser les événements imprévus. En outre, vous pouvez appel à la parrainage . Très pratique et actuel, ce processus vous permettra d’alléger certaines dépenses liées à l’événement.

Étape 4 : Choisissez le meilleur moment pour organiser un événement

Pour toucher le plus de gens avec votre événement, vous devez choisir le meilleur moment. Pour ce faire, vérifiez la calendrier de vos concurrents. Il serait une honte de perdre votre public parce que votre événement tombe en même temps qu’un autre.

Aussi, évitez les vacances autant que possible. La fin de l’année, les vacances d’été et de Pâques sont les moins propices à des événements. Si possible, évitez également les lundis. C’est le Le jour le plus compliqué de la semaine pour motiver vos invités. Si vous organiser un événement d’affaires, préférez mardi, mercredi et jeudi. Le Le week-end est souvent réservé aux événements festifs.

Étape 5 : Déterminez le lieu de l’événement

Cette étape est importante car la l’emplacement de votre événement reflète le visage de votre projet. C’est pour ça qu’il vous devez le choisir avec soin. En effet, le lieu doit être conforme à la le type d’événement que vous organisez.

Considérez toutes les possibilités de comparant les avantages et les inconvénients. Choisir de préférence un site un accès facile avec parking à proximité et à proximité du centre-ville. Vos invités n’ont pas à poser trop de questions avant de participer. Le plus vous les facilitent la tâche, plus ils se montreront disponibles pour votre événement. Enfin, si vous le pouvez, visitez le site à l’avance. C’est un très bon moyen anticiper les tâches à effectuer sur place le jour J.

Étape 6 : Planifier restauration pour vos invités

L’organisation d’un événement est également pensez à la restauration. Cette étape est souvent négligée ou bâclée par organisateurs et pourtant très important pour les invités. Ne faites pas ça erreur et anticiper les besoins de vos invités.

Tout d’abord, déterminez ce dont vous avez besoin. Petit déjeuner ? Brunch ? La cuisine en direct ? Il doit être défini dans fonction du type d’événement et du budget. Ensuite, il est nécessaire de choisir le bon restaurateur. Testez plusieurs et choisissez celui qui s’adaptera votre événement. Pour vous aider dans votre choix, demandez une dégustation. La dégustation à l’avance garantira que le traiteur répond à vos attentes. Pensez aussi aux food-trucks. Très tendance aujourd’hui, food-trucks faire une bonne impression lors d’événements.

Étape 7 : Communiquer avec à propos de votre événement

Maintenant que vous savez exactement à quoi vous diriger, il est temps de promouvoir son événement. Si vous l’espérez attirer le monde le jour j, nous devrons en parler dans en aval.

Si vous avez un site Web, habiller dans les couleurs de l’événement et créer une page spéciale. Publicez-le sur Facebook en créant un événement. Facebook est un très bon moyen d’attirer du monde à un événement. Pour que cette action soit efficace, mentionnez le lieu, date et public attendu. Mettez en évidence votre concept dans la description de la pièce avec un texte court mais captivant.

Prenez également le temps de rédiger un communiqué de presse. Cela ne vous coûtera rien et peut vous faire gagner beaucoup de visibilité. Si votre communiqué de presse est conservé par les médias, ils n’hésiteront pas à en parler. Articles de presse, annonces radio, vous avez tout à gagner. Alors ne perdez pas de temps et allez à la chasse aux médias.

Étape 8 : Assurer le jour J

Tout ce que vous avez à faire est le jour de votre événement. Pour éviter la panique, vous pouvez faire une liste de toutes les tâches à accomplir au cours de la journée. Cela vous aidera à voir plus clair et surtout de ne pas oublier quoi que ce soit, même les petits détails.

Aussi, d’accord avec vos employés sur les responsabilités de chacun. Pour éviter cafouillis, il vaut mieux informer votre équipe quelques jours avant l’événement. Enfin, installez une signalisation pour guider vos invités. Il ne surtout pas pour qu’ils se sentent perdus quand ils arrivent. Par exemple, vous peut installer des drapeaux de plage sur les points chauds.

Étape 9 : Évaluation après l’événement

Dernière étape mais pas moindre : évaluation post-événement. Il est très important de mesurer les avantages de votre événement si vous souhaitez réitérer l’expérience. Dans , grâce à ces données, vous serez en mesure d’améliorer certains points de votre organisation.

Pour cela, calculez combien les gens étaient présents et combien d’inscrits ne sont pas venus. Vérifier si vous avez conservé votre budget. Si ce n’est pas le cas, prenez le temps de regardez où vous avez fait des erreurs afin de ne pas les reproduire. De plus, Demandez à vos invités ce qu’ils pensaient de votre événement. Votre sentiment n’est pas nécessairement celui de vos invités. Assurez-vous de connaître leur opinion par un formulaire d’évaluation par exemple.

C’est tout, vous êtes maintenant prêt à organiser un événement. Pour un événement réussi, ne perdez pas de vue ces étapes qui seront essentielles tout au long de l’opération. Tu n’as pas plus que de vous jeter dans l’eau.