Utiliser le service TESE pour gérer les embauches et paies de l’entreprise

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Dans sa globalité, le TESE (Titre Emploi Service Entreprise) est un dispositif qui permet de simplifier les démarches sociales et administratives des entreprises. Ainsi, il propose aux sociétés avec des salariés la gestion de l’ensemble du processus de paie, mais aussi de l’embauche jusqu’aux déclarations de charges sociales. Facile à assimiler, le service comporte toutefois quelques exceptions. Dans cette optique, cet article regroupe tout ce qu’il faut savoir sur ce dispositif. Vous pourrez ainsi découvrir les spécificités du TESE, entre les sociétés éligibles, les modalités et d’autres informations cruciales.

Les raisons d’être du TESE

Le TESE  ou le Titre emploi service entreprise est un dispositif gratuit mis en place par l’URSSAF (Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales). En principe, il permet aux sociétés employeuses qui le souhaitent de faciliter la gestion de la paie de leurs salariés et des dirigeants  assimilés-salariés. Le TESE vise surtout à simplifier les formalités administratives et sociales des entreprises.

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Il est important de préciser que le recours au TESE est une démarche exclusive et facultative. Par conséquent, les entreprises sont libres d’y adhérer ou non en fonction de leur besoin. D’ailleurs, de nombreuses sociétés sollicitent les services d’un prestataire externe pour déléguer la gestion de leur paie. Cependant, si vous décidez de recourir au TESE, vous devrez utiliser le service pour l’ensemble des salariés de votre entreprise. 

Les entités qui peuvent profiter du dispositif TESE

En général, toutes les sociétés basées sur le sol français qui emploient au minimum un salarié peuvent profiter du TESE. Cependant, il existe quelques exceptions. Il s’agit notamment des groupements d’employeurs, des entreprises de travail temporaire et des CSE (Comité sociaux et économiques).

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En ce qui concerne les salaires, tous les contrats peuvent faire l’objet d’une gestion par le TESE. Ainsi, que ce soit un CDI (Contrat à durée indéterminée), un CDD (Contrat à durée déterminée) ou un contrat d’apprentissage, ce dernier ne fait aucune exception. Toutefois, les entités qui ne sont pas concernées par le service au sein de l’entreprise sont les suivantes :

  • Les salariés avec des cotisations calculées sur des taux réduits comme les artistes, les intermittents du spectacle, les journalistes, etc. ;
  • Les intermittents du spectacle dépendant du GUSO (Guichet unique du spectacle occasionnel) ;
  • Les VRP multicartes (Vendeur, Représentant et Placier) ;
  • Les vendeurs à domicile ;
  • Les stagiaires avec une gratification de stage qui dépasse la franchise de cotisations sociales ;
  • Les chèques vacances attribués par les entreprises.

À noter que les employés de l’entreprise doivent relever du régime général de la sécurité sociale.

La procédure pour une inscription au TESE

Le TESE est un dispositif qui fonctionne exclusivement en ligne. Aussi, pour en bénéficier, vous devez accéder au site officiel. Vous devrez ensuite vous inscrire au préalable pour avoir accès au service. Pour cela, l’entreprise doit se munir de son numéro SIRET ou SIREN. Elle doit par la suite définir un mot de passe et confirmer son adresse électronique. Dès lors, le centre du TESE enregistre les informations, effectue la demande, crée l’espace sécurisé de l’entreprise et l’en informe.

Pendant ce temps, la société doit s’immatriculer auprès de certains organismes sociaux en fonction de la convention collective qui lui est applicable. Il peut s’agir de la caisse prévoyance, de la caisse congés payés, de la mutuelle, etc.

Le fonctionnement du TESE

Après l’inscription sur la plateforme de TESE, l’entreprise doit signaler chaque embauche en remplissant un contrat sur le site. À noter que ce dernier équivaut à un contrat de travail et fait office de déclaration préalable à l’embauche. Il est cependant important de préciser que ce contrat ne comporte aucune clause particulière. Aussi, il est recommandé de rédiger un contrat de travail distinct. Dès lors, le service remettra un certificat d’enregistrement. Ce devra être imprimé en deux exemplaires et consigné avec l’employé.

Suite à cette procédure, la société doit remplir mensuellement un volet social qui regroupe toutes les informations nécessaires.

Les formalités gérées par le TESE

Le TESE prend en charge de nombreuses formalités. Par ailleurs, si vous avez des doutes, la liste exhaustive est la suivante :

  • la DPAE (déclaration préalable à l’embauche),
  • le calcul des rémunérations dues aux salariés et de l’ensemble des cotisations sociales,
  • le contrat de travail,
  • les DSN (Déclarations sociales nominatives),
  • les bulletins de paie,
  • le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu,
  • le certificat de travail,
  • les déclarations destinées à Pôle emploi,
  • les déclarations destinées à certaines caisses de congés payés,
  • les attestations fiscales pour les salariés.

Toutefois, le paiement de la cotisation au financement de la formation professionnelle, au service de santé et aux régimes de protections sociales restent à la charge de l’entreprise. C’est également le cas pour l’affiliation auprès des organismes de retraite complémentaire.

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