Le déroulement de l’état des lieux pour la location de bureaux

Depuis la création de la loi Pinel le 18 juin 2014, il est devenu obligatoire d’effectuer un état des lieux dans le cadre de la location d’un local professionnel. Appuyé par l’article L.145 du code du commerce, le document doit contenir de nombreux détails. Les deux parties, en l’occurrence le propriétaire et le locataire, doivent être présentes lors de sa réalisation. On vous montre comment le mener à bien dans cet article.

Etat des lieux bureaux : qu’est-ce que c’est ?

L’etat des lieux bureaux est un document décrivant l’état général d’un bureau. Il doit être réalisé à l’entrée et à la sortie du locataire. L’état des lieux d’entrée doit être effectué avant la signature du contrat. Quant à l’état des lieux de sortie, il est à réaliser lors de la restitution des clés ou du renouvellement du bail commercial. Il permet de constater l’état de l’endroit avant le départ de l’occupant. Le local professionnel doit être rendu dans le même état qu’à l’entrée du locataire. Dans le cas où des changements sont constatés, le dépôt de garantie ne lui sera pas rendu. En effet, il est destiné à couvrir les frais de réparations. Un etat des lieux bureaux doit être pris en main par un professionnel, cliquez ici pour avoir toutes les informations nécessaires.

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Les étapes de déroulement

Un etat des lieux bureaux est une étape essentielle avant l’entrée du locataire. Voici comment le réaliser :

• le bailleur et le locataire doivent être présents : l’état des lieux doit se faire en présence des deux parties. Cela permet d’éviter tout conflit à la fin du contrat ;
• faire appel à un huissier de justice si la situation l’oblige : dans le cas où l’une des deux parties ne peut assister à l’état des lieux, il est conseillé de faire appel à un huissier de justice. Il pourra agir en toute objectivité ;
• être vigilant durant tout le processus :  si la présence du locataire et du bailleur est requise, c’est parce qu’ils doivent vérifier ensemble chaque recoin du local afin de ne rien oublier. Chaque pièce est à inspecter minutieusement ;
• vérifier les éventuelles dégradations : chaque dégradation doit être mentionnée dans le document comme les fissures sur les murs, les dommages sur le plafond, les fenêtres et la porte ainsi que les problèmes d’évacuation d’eau, le dysfonctionnement des plomberies ou de l’électricité, etc. Dans le cas d’un bureau meublé, les meubles sont à vérifier un à un (la table de bureau, les chaises, les moquettes, etc.). Avant la signature du contrat, le bailleur est tenu d’effectuer les travaux nécessaires pour que le locataire entre dans un local bien entretenu. En revanche, après le contrat de bail ou avant le renouvellement du contrat, si une dégradation est constatée, ce sera à ce dernier de payer les frais de réparation ;
• vérifier le document établi : il doit être signé par les deux partisans.

En faisant appel à un professionnel pour l’établissement d’un état des lieux professionnel, les frais de l’huissier de justice seront départagés entre les deux parties.

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Comment établir un état des lieux ?

L’état des lieux pour la location d’un bureau doit respecter des normes. Quelques points sont à retenir :

Notez le plus de détails possibles

Afin d’éviter les litiges, les bureaux doivent être vérifiés et revérifiés avec soin. Tous les détails importants sont à mentionner dans le document.

Ajoutez des photos et des vidéos

Il est préférable de rajouter des photos et des vidéos au document rédigé. Ils peuvent servir de preuves en cas de besoin.

Que doit comporter un état des lieux ?

Un état des lieux se révèle important pour les deux parties. Le document doit être rédigé en deux exemplaires pour que chacun puisse en conserver une copie. Voici quelques mentions obligatoires :

• le type d’état des lieux (vous devez préciser si c’est un état des lieux d’entrée ou de sortie) ;
• l’adresse exacte du local ;
• l’adresse du bailleur et du locataire ;
• la date de la rédaction du contrat et de la fin du contrat de bail ;
• les noms complets des deux parties ;
• les détails concernant les clés des bureaux ;
• les relevés des compteurs individuels de consommation d’eau ou d’énergie.

Dans un état des lieux de sortie, les informations suivantes sont à mentionner :

• la nouvelle adresse du locataire ;
• la date de réalisation de l’état des lieux d’entrée ;
• les évaluations détaillées de chaque pièce du bureau depuis l’entrée du locataire.