Entreprises : fiches de paies conformes, quels enjeux ?

Tout salarié d’une entreprise doit recevoir, chaque mois, une fiche de paie selon l’article L3243-2 du Code du travail. Mais rédiger une fiche de salaire n’est pas chose aisée et les règles qui encadrent cette démarche sont multiples et complexes. Et une simple erreur peut avoir des répercussions auprès des collaborateurs, ainsi que l’administration. On fait le point.

La fiche de paie, une obligation

Aujourd’hui, remettre une fiche de paie mensuelle à ses salariés est une obligation pour toutes les entreprises, publiques ou privées. Cela s’applique pour tous les collaborateurs, peu importe qu’ils soient en CDI, en CDD ou encore en contrat d’apprentissage. La seule exception concerne les stages d’une durée inférieure à deux mois et dont la gratification est inférieure au montant minimal légal. La transmission de ce document peut se faire directement en mains propres ou par le biais d’un moyen dématérialisé. Dans le cas où un employeur omettrait de remettre une fiche de paie, il s’exposerait :

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• Au versement de dommages et intérêts.
• À une amende du montant de 450 euros.

Il faut aussi savoir que la gestion de la paie ne concerne pas que sa remise aux employés. Cela englobe toute leur vie au sein d’une société, de l’embauche au départ. Mais pourquoi est-il si important de respecter la réglementation et de concevoir des fiches conformes ?

Les enjeux de la fiche de paie

En cas de défaut de conformité, les erreurs peuvent avoir des conséquences auprès de l’administration, de l’URSSAF, mais aussi des collaborateurs. Dans les deux premiers cas, cela peut donner lieu à :

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• Un redressement fiscal et social, suite à des contrôles menés par l’URSSAF.
• Des sanctions administratives, voire pénales où la notion de travail dissimulé serait mise en avant.
• Une sanction au niveau des impôts sur le revenu.

D’autre part, des erreurs sur une fiche de paie peuvent pénaliser les employés. Elles peuvent avoir des conséquences sur leur protection sociale ou les droits sociaux, à l’exemple de la retraite ou des allocations chômage. La conformité des fiches de paie est donc un enjeu primordial de la gestion d’une entreprise. 

Sécuriser la fiche de paie, comment faire ?

Pour sécuriser la création d’une fiche de paie et donc garantir sa conformité, la digitalisation du processus apparaît comme une solution. Pour cela, il est possible d’utiliser des logiciels SaaS, à l’exemple de Fiche-Paie.net. Cette solution est utilisée par plus de 97 000 professionnels, PME, artisans et TPE confondus. Lorsque vous choisirez votre solution en ligne, certains points devront être pris en compte. Sur le plan technique, assurez-vous de la capacité de l’éditeur à assurer la sécurité des données, ainsi que leur confidentialité. Sur le volet du métier, il est nécessaire de prendre en compte la connaissance du paysage juridique et de la capacité d’adaptation de l’éditeur aux potentielles évolutions fiscales et sociales. Enfin, il est recommandé de privilégier un logiciel hébergeant les données en France. L’avantage de ce type de service restant que les éditeurs ont la possibilité de faire évoluer rapidement les outils de paie en fonction des mises à jour des conventions collectives.