Critères à considérer pour effectuer le choix d’un logiciel CRM de qualité !

L’outil CRM suscite de maintes interrogations au niveau des professionnels. Son fonctionnement, sa certification et ses avantages pour une société sont des sujets qui font objet de débat. Toutefois, il est d’abord primordial de savoir que cet outil est conçu dans le but d’apporter de précieuses aides à tout utilisateur, notamment les équipes de vente. Il y a peu, la direction se servait des CRM pour la gestion d’une entreprise. Leurs rôles étaient de contrôler les actions du service des ventes. Les utilisateurs se sont multipliés dans le temps puisque c’est un outil qui simplifie le travail d’une équipe. 

Pour un fonctionnement normal, tous les employés d’une société doivent l’utiliser. Pour en savoir plus sur l’outil et choisir celui qui optimisera réellement les rendements de votre entreprise, voici des conseils à suivre. 

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Prévoyez un budget pour l’acquisition de son logiciel CRM

L’étape première dans le choix d’un bon outil CRM, est l’élaboration de son budget. On peut facilement oublier cette étape, ou ne pas prendre en compte certains éléments qui auront des incidences sur les dépenses et bénéfices. Des frais relatifs à l’achat ainsi que des frais en temps au niveau de l’entreprise sont à prendre en compte lors de l’acquisition d’un CRM. C’est un outil qui sera utilisé par l’ensemble de vos collaborateurs.

Les supports ainsi que les frais de formation doivent être également prévus. Désirez-vous solliciter les services des professionnels ou confier l’installation à un collaborateur interne ? Ce dernier maîtrise déjà les rouages du logiciel ou devra-t-il suivre une formation ? Toute décision nécessitera un coût que vous devrez prendre en compte.

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• Le prix du logiciel ;
• Le prix des licences infonuagiques (cloud) ;
• Les tarifs du serveur;
• L’aide et le suivi des professionnels ;
• Le prix et le temps d’implantation et de formation ;
• Le temps de vos ressources dans l’installation de l’outil.

Fixez un but et des résultats à obtenir

Dès que le budget a été élaboré, vous devez vous fixer un but. L’installation du CRM doit être en concordance avec les besoins de l’entreprise ainsi que des résultats escomptés. Par conséquent, définissez bien les objectifs que l’ensemble de l’entreprise doit atteindre.

Au cours de l’acquisition d’un logiciel CRM, les objectifs possibles à atteindre sont les suivants :

• Rendre les ventes automatiques afin d’augmenter le chiffre d’affaires ;
• Synthétiser des statistiques et des informations afin de prendre de bonnes décisions ;
• Uniformiser les communications entre les divers services de l’entreprise ;

Pour un résultat efficace, faites le point des rendements actuels, puis ceux que vous désirez réalisés avec l’aide du logiciel. Vous aurez ainsi de la facilité à définir les techniques pour y parvenir.

Se servir de la technique KISS – Keep it simple stupid

En installant un outil simple à utiliser, cela aura un impact sur la rapidité d’assimilation de l’outil et son utilisation par votre équipe. Ainsi, vous pouvez le développer au fur et à mesure. Soyez ouvert à toutes les éventualités. Un logiciel nouveau peut impacter le fonctionnement de l’entreprise et engendrer des modifications sur les méthodes de travail. La confiance sera alors de mise pour que vos équipes y adhèrent.

Au cours de l’installation d’un logiciel CRM, les actions à éviter sont les suivantes :

• Ne pas comprendre l’outil avant de l’adapter ;
• Se servir dès le départ d’un système complexe ;
• Ne pas former vos employés sur l’utilisation de ce nouvel outil ;
• Ne pas conformer le mode de fonctionnement de l’entreprise.

Les actions à mener lors de l’installation de l’outil CRM :

• Adopter un système simple à utiliser pour vos collaborateurs ;
• Permettre l’évolution du logiciel au rythme des besoins de l’entreprise ;
• Être ouvert par rapport aux fonctionnalités et exigences qu’impose ce nouveau logiciel ;
• Se résigner au changement qu’apporte l’installation de l’outil ;
• Adopter la stratégie de travail agile : faire une installation en plusieurs étapes et l’utiliser avec les collaborateurs.

Opter pour un logiciel en phase avec votre développement

Pour un rendement efficace, votre outil CRM doit être en phase avec l’évolution de votre structure. Ainsi, il doit se conformer aux attributions de chaque employé. N’oubliez pas que c’est en vue d’optimiser vos performances que le logiciel a été installé. Donc, l’outil CRM doit être présent à chaque étape de la vie de l’entreprise, pendant son processus de croissance, pendant l’augmentation des objectifs et pendant l’intensification des tâches.

L’outil CRM est important pour :

• Le service des ventes;
• Le service marketing;
• Le service client ;
• L’intégration éventuelle d’un outil ERP.

Assurer une gestion optimale du travail en rendant votre outil CRM automatique

Pour mener votre équipe vers l’atteinte des objectifs à vous fixer, l’automatisation sera d’une grande aide. La simplification des tâches de vos employés pour rentabiliser le temps est le but fondamental du logiciel CRM. Il devient alors un allié de taille. Autrefois, c’est un black Book qui était utilisé par les membres des équipes de vente pour consigner les renseignements sur la clientèle. Avec le temps, malgré la disponibilité de l’outil CRM, ce Black Book est conservé par les vendeurs. Il est donc important de mettre plus de rigueur dans l’implantation de l’outil CRM. Ainsi, avec une meilleure assimilation de l’outil, votre équipe pourra se passer de cette méthode obsolète.

Les avantages de l’automatisation de l’outil CRM pour une équipe de vente

• Mettre en place des rappels de suivi ;
• Gérer de façon automatique les envois de courriels ;
• Classer les clients en tenant compte des achats effectués ;
• Optimiser le système de vente ;
• Permettre une interaction avec la clientèle prête à acheter.

Ayez des collaborateurs et un soutien de taille

Pour dégager le plus de temps possible, assurez-vous de bénéficier d’importants soutiens techniques. Vous pouvez assurer la formation d’un spécialiste interne ou solliciter les services d’un collaborateur externe.

La formation d’un spécialiste CRM interne sera utile pour :

• L’installation et la configuration par une personne de confiance ;
• Bénéficier à tout moment des services après installation ;
• Élaborer des documents de support.

La sollicitation d’une aide externe sera utile pour :

• La fixation du budget et la densité du projet ;
• Les besoins et connaissance de l’outil ;
• Les ressources employées ;
• La fourniture d’un service impeccable.

Opter pour un outil ayant reçu l’accord de l’ensemble des membres de votre équipe

Il n’est pas du tout aisé de procéder à l’installation d’un nouvel outil dans une entreprise. Si certains collaborateurs émettent encore des doutes, d’autres sont à fond dans le projet. Il est donc important de trouver un outil qui sera utile pour tous vos employés. Faites alors des sondages et investigations avant de choisir votre logiciel CRM.

Le choix de l’outil étant effectué avec le concours de toutes et chacun, l’utilisation en sera des plus faciles. De plus, le fait d’impliquer vos employés boostera leurs performances une fois l’outil installé.