Pas de détour ni de faux-semblant : la dématérialisation des fiches de paie est aujourd’hui la règle, sauf si un salarié s’y oppose formellement. Pourtant, dans la pratique, ce qui devrait être un gain d’efficacité tourne souvent à la course d’obstacles. Multitude d’outils, archives éparpillées, envois par email qui s’égarent… Les Ressources Humaines naviguent entre plateformes disparates et papier à l’ancienne, jusqu’à perdre un temps précieux et multiplier les risques d’erreurs. Quand vient l’heure de remettre la main sur un contrat ou une attestation, la galère n’est jamais loin.
My Arkevia s’attaque de front à ce morcellement. Ici, tout converge : bulletins de salaire, contrats, attestations et autres documents professionnels se retrouvent rassemblés, accessibles en quelques secondes aussi bien pour les salariés que pour ceux qui gèrent. La promesse : simplicité d’accès, respect strict de la confidentialité et conservation sur la durée, le tout sans sacrifier à la conformité réglementaire.
My Arkevia : la solution simple pour centraliser et sécuriser tous vos documents importants
MyArkevia, fruit de l’expertise de Cegedim SRH, propose un véritable coffre-fort numérique pensé pour centraliser la gestion documentaire au sein de l’entreprise. Le but est limpide : offrir à chacun, employeur comme salarié, un point d’accès unique à tous les documents RH essentiels. Bulletins de paie, contrats de travail, attestations ou certificats : tout est rassemblé, organisé et archivé sur une plateforme conçue pour répondre aux exigences strictes de la conservation documentaire.
Au centre du dispositif, la protection des données personnelles : chaque document déposé bénéficie d’un chiffrement AES-256, d’un hébergement en France et d’une conformité sans faille avec le RGPD et les normes françaises d’archivage électronique (NF Z42-013 et NF Z42-020). Cette architecture technique ne laisse rien au hasard : sécurité des informations sensibles, contrôle des accès, et respect des droits fondamentaux des utilisateurs, accès, rectification, suppression ou portabilité des données.
Le fonctionnement se veut fluide : l’employeur dépose les documents, le salarié est informé en temps réel, puis accède à son espace personnel sécurisé. Si besoin, il peut partager ses documents via des liens temporaires, maîtrisant ainsi la circulation de ses données. La conservation s’étale sur 50 ans, voire jusqu’à 75 ans selon les cas, pour coller aux obligations françaises.
Voici les points forts à retenir sur le service :
- Mise à disposition centralisée des bulletins de paie, contrats et attestations
- Respect strict des normes de sécurité et d’archivage
- Gestion autonome et accès permanent pour chaque salarié
- Durée de conservation étendue et traçabilité complète des actions
Déjà adopté par des milliers d’entreprises, MyArkevia fait évoluer en profondeur la gestion sécurisée des documents RH. Fini les classeurs qui débordent ou les documents introuvables en cas de contrôle : la centralisation devient la norme.
Comment fonctionne My Arkevia au quotidien ? Inscription, gestion des fiches de paie et partage d’expérience
L’inscription sur MyArkevia se fait dès l’embauche : l’entreprise envoie une invitation, le salarié crée son espace personnel sécurisé. Mot de passe robuste, double authentification, rien n’est laissé au hasard côté sécurité. Une fois connecté, l’utilisateur découvre une interface épurée où les bulletins de paie électroniques, contrats et attestations s’organisent automatiquement par date et émetteur. Chaque mois, l’employeur dépose les fiches de paie ; une notification instantanée prévient le salarié de la disponibilité de ses documents.
La plateforme va plus loin que la simple mise à disposition de bulletins : chacun peut aussi déposer ses propres documents, comme des quittances de loyer ou divers justificatifs, dans ce même espace sécurisé. L’archivage automatique élimine la corvée du classement papier, tandis que la recherche par mot-clé fait gagner un temps considérable. Toutes les actions, consultation, partage, suppression, sont enregistrées dans un journal d’audit accessible à l’utilisateur.
Le partage sécurisé représente un autre atout : il suffit de générer un lien temporaire, révoqué d’un clic, pour transmettre un document sans prendre de risque inutile. Le dispositif ne s’arrête pas là : en cas de départ de l’entreprise ou de changement de poste, l’accès au coffre-fort numérique reste assuré, tant que le salarié conserve ses identifiants. L’application mobile, compatible avec tous les appareils, permet de consulter et gérer ses documents à tout moment, où que l’on se trouve.
Tout n’est pas parfait pour autant. Sur Trustpilot, la note de 1,6/5 signale des axes de progression : lenteurs, problèmes de connexion ou de récupération de mot de passe sont évoqués par certains utilisateurs. Le support technique est sollicité et fait de son mieux pour répondre, mais ne parvient pas toujours à convaincre. Face à des acteurs comme MyPeopleDoc, Digiposte ou Coffreo, MyArkevia poursuit son évolution pour améliorer stabilité et ergonomie.
La gestion documentaire RH n’est plus un parcours du combattant réservé aux initiés. Avec MyArkevia, l’accès à ses documents devient un réflexe, une évidence. Reste à voir comment les entreprises et les salariés s’empareront de cette nouvelle normalité, et si la promesse de simplicité tiendra toutes ses promesses dans la durée.
